E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365
Aus MailStore Hilfe
Hinweis: Diese Anleitung behandelt lediglich die Besonderheiten der Archivierung von Microsoft Office 365-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.
MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von Microsoft Office 365-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.
Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass je nach Office 365-Paket nicht alle Archivierungsmethoden möglich sind. Die Methoden Mehrere Office 365-Postfächer zentral archivieren und E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren benötigen Funktionen, welche nur in den Office 365-Paketen für mittelständische und große Unternehmen (E1-E5) zu Verfügung stehen.
Inhaltsverzeichnis |
Synchronisieren von Benutzern
Der Einsatz eines Microsoft Exchange Servers setzt die Existenz eines Active Directory voraus. Daher empfiehlt es sich, eine Integration wie im Handbuchkapitel Active Directory-Integration beschrieben vorzunehmen.
Archivierung einzelner Office 365-Postfächer
Über die hier beschriebene Vorgehensweise können Sie ein einzelnes Exchange-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.
Die Archivierung einrichten
Bitte gehen Sie für jedes Postfach wie folgt vor:
- Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
- Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
- Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
- Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
- Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
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- Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange-Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
- Hinweis: Sie können je nach gewähltem Protokoll zusätzlich die Option SSL-Warnungen ignorieren setzen. Diese Warnungen werden beispielsweise angezeigt, wenn auf Exchange Server ein nicht-offizielles bzw. selbst signiertes Zertifikat zum Einsatz kommt.
- Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Exchange-Servers ein.
- Hinweis: Handelt es sich um ein extern gehostetes Postfach und kennen Sie den Servernamen nicht, können Sie diesen mit Hilfe des MailStore Exchange Autodiscover Tool herausfinden.
- Geben Sie unter Benutzername den Windows-Anmeldenamen des Benutzers ein, dessen E-Mails archiviert werden sollen (z.B. peter.stein@domain.local oder peter.stein@domain.com).
- Hinweis: Alternativ können Sie auch einen anderen Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten auf das zu archivierende Postfach angeben. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall unbedingt unter Postfach das zu archivierende Postfach eintragen müssen.
- Geben Sie unter Kennwort das Anmeldekennwort des Benutzers ein.
- Das Feld Postfach bleibt frei, wenn ein Benutzer, dessen Windows-Anmeldename und Kennwort verwendet wird, auf sein eigenes Postfach zugreifen möchte. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie in diesem Feld die SMTP-Adresse des Benutzers angeben, auf dessen Postfach Sie zugreifen möchten.
- Über Test können Sie prüfen, ob der Zugriff auf das Postfach mit den vorgenommenen Einstellungen gelingt.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. In den Standardeinstellungen werden keine E-Mails aus dem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
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- <p class="msnote">Wichtiger Hinweis: Haben Sie als Protokoll IMAP festgelegt und zusätzlich eine Löschregel definiert? Falls Sie sich dazu entschieden haben, müssen Sie Ordner, die keine E-Mails beinhalten (z.B. Gelöschte Objekte oder Kontakte), von Hand der Ausschlussliste hinzufügen. Nur so kann vermieden werden, dass z.B. Kontakte archiviert und gemäß Ihrer Löschregel gelöscht werden. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel Festlegen der zu archivierenden Ordner.
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- Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
- Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll. Falls dieser Benutzer noch nicht existiert, klicken Sie bitte auf Neuen Benutzer anlegen.
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- Klicken Sie danach auf Weiter.
- Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.
Weitere Informationen zum Ausführen von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.
Mehrere Office 365-Postfächer zentral archivieren
MailStore bietet die Möglichkeit, mehrere oder alle Microsoft Office 365-Postfächer in einem Schritt zu archivieren. Alle dafür notwendigen Vorbereitungen wie das Anlegen von MailStore-Benutzern können dabei automatisch erfolgen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.
Wichtiger Hinweis: Die Funktion ApplicationImpersonation, welche zur Archivierung mehrere Office 365-Postfächer mit einem Benutzer erforderlich ist, steht nur in den Office 365 Paketen für mittelständische und große Unternehmen (E1-E5) zur Verfügung.
Bevor die Archivierung in MailStore eingerichtet werden kann, müssen Sie zuvor einen Benutzer anlegen, der Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.
Schritt 1: Vorbereitung: Zentralen Benutzer zum Zugriff auf Postfächer einrichten
Damit mehrere Office 365-Postfächer auf einmal archiviert werden können, muss zunächst ein Office 365-Benutzer angelegt werden. Fahren Sie anschließen wie folgt fort, um diesem Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer zu geben:
- Melden Sie sich mit einem Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrer Office 365-Instanz an.
- Klicken Sie auf Administrator und dann unter Exchange Online auf Verwalten.
- Klicken Sie auf Rollen und Überwachung und dann auf Administratorrollen.
- Klicken Sie unter Rollgengruppen auf Neu...
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- Geben Sie einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung der Rollengruppe ein.
- Fügen Sie unter Rollen die Rolle ApplicationImpersonation hinzu.
- Fügen sie unter Mitglieder den Benutzer hinzu, welcher Zugriff auf alle Postfächer bekommen soll.
- Klicken Sie auf Speicher um die neue Rollengruppe zu erstellen.
Schritt 2: Die Archivierung einrichten
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
- Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
- Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
- Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
- Wählen Sie Mehrere Postfächer aus.
- Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihrer E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Active Directory-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt. Sollten Sie keine Active Directory-Synchronisierung wünschen, können Sie den Vorgang abbrechen und die Benutzer wie im Kapitel Anlegen eines neuen Benutzers beschrieben, manuell anlegen. Klicken Sie danach erneut auf E-Mails archivieren und dann auf Microsoft Exchange.
- Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
- Hinweis: Wenn Sie die Archivierung automatisieren möchten und auf den Exchange Server per HTTPS zugreifen, sollten Sie die Option SSL-Warnungen ignorieren aktivieren. Die automatische Ausführung der Archivierung schlägt sonst fehl, wenn auf dem Exchange Server ein nicht-offizielles oder selbst signiertes Zertifikat verwendet wird.
- Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Exchange Servers ein
- Hinweis: Handelt es sich um extern gehostete Postfächer und kennen Sie den Servernamen nicht, können Sie diesen mit Hilfe des MailStore Exchange Autodiscover Tool herausfinden.
- Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Benutzers ein, der Zugriff auf alle zu archivierenden Exchange-Postfächer besitzt.
- Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
- Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. In den Standardeinstellungen werden keine E-Mails aus dem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
- Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
- Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
- Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
- Alle Benutzer außer Folgende
- Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Exchange-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
- Nur folgende Benutzer
- Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Exchange-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
- Vor der Archivierung mit Active Directory synchronisieren
- Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem Active Directory synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch sein Exchange Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer regelmäßig nach Zeitplan durchführen lassen wollen.
- Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.
Weitere Informationen zum Ausführen von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.
E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren
Mit Hilfe der Journaling-Funktionalität von Office 365 Exchange Online ist MailStore Server in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Mitarbeiter automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.
Wichtiger Hinweis: Die Office 365 Exchange Online Journal-Funktionalität, welche zur Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang erforderlich ist, steht nur in den Office 365-Paketen für mittelständische und große Unternehmen (E1-E5) zur Verfügung.
Grundsätzliche Funktionsweise
Die Microsoft Office 365 Exchange Online Journal-Funktion bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird vom Exchange-Server eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und in einem sogenannten Journal-Postfach abgelegt. Die E-Mail wird zusätzlich mit einem Journal-Report versehen, welcher Informationen über tatsächliche Absender und Empfänger erhält.
MailStore kann so eingestellt werden, dass dieses Journal-Postfach in regelmäßigen Abständen archiviert wird. Dabei werden die E-Mails aus dem Journal-Postfach automatisch den einzelnen MailStore-Benutzern (ihren Benutzer-Archiven) zugeordnet. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur seine eigenen E-Mails sehen kann.
Bevor Sie die Archivierung in MailStore einrichten können, müssen Sie zunächst das Journaling für Ihre Office 365 Exchange Online Umgebung einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Schritt 1: Das Journal einrichten
Legen Sie fest, in welchem Umfang das Journal erstellt werden soll und an welche Adresse die Journal-E-Mails gesendet werden sollen.
- Melden Sie sich mit einem Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrer Office 365 Instanz an.
- Klicken Sie auf Administrator und dann unter Exchange Online auf Verwalten.
- Klicken Sie auf E-Mail-Steuerelement und dann auf Journal.
- Zum Erstellen einer neuen Journalregel, klicken Sie auf Neu..".
- Nehmen Sie folgenden Einstellungen vor:
- Beim Senden der Nachricht an oder von... [Auf alle Nachrichten anwenden]
- Folgende Nachrichten im Journal erfassen... Alle Nachrichten
- Tragen Sie unter Journalberichte senden an: die E-Mail-Adresse des Journalpostfachs ein.
- Geben Sie unter Name der Regel einen aussagekräftigen Namen für die Journalregel an, z.B.: MailStore Journal Archivierung.
- Klicken Sie auf abschließend auf Speichern... und beantworten Sie die Frage Soll diese Regel auf alle zukünftigen Nachrichten angewendet werden? mit Ja.
- Haben Sie noch keine Adresse für Unzustellbarkeitsberichte für nicht zustellbare Journalberichte ausgewählt, werden Sie aufgefordert dies zu tun. Folgen Sie dazu einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Schritt 2: Die Archivierung einrichten
Die Einrichtung der Archivierung entspricht weitgehend der einer nicht-gehosteten Microsoft Exchange 2010 Umgebung.
Wichtiger Hinweis: Handelt es sich bei dem Journalpostfach um ein normales IMAP-Postfach, muss in MailStore dennoch das Archivierungsprofil Microsoft Exchange ausgewählt werden, um eine korrekte Verarbeitung der Journal-E-Mails zu ermöglichen. In dem Fall muss Zugriff via auf IMAP, IMAP-TLS oder IMAP-SSL gesetzt werden.
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie den MailStore Client an dem PC, von dem aus die Archivierungsaufgabe regelmäßig nach einem Zeitplan angestoßen werden soll. Dies kann der MailStore Server-PC oder ein beliebiger Rechner sein. Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
- Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
- Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
- Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
- Wählen Sie E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang aus.
- Die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihrer E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Active Directory-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt. Sollten Sie keine Active Directory-Synchronisierung wünschen, können Sie den Vorgang abbrechen und die Benutzer wie im Kapitel Verwalten von Benutzern beschrieben, manuell anlegen. Klicken Sie danach erneut auf E-Mails archivieren und dann auf Microsoft Exchange.
- Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
- Hinweis: Wenn Sie die Archivierung automatisieren möchten und auf den Exchange Server per HTTPS zugreifen, sollten Sie die Option SSL-Warnungen ignorieren aktivieren. Die automatische Ausführung der Archivierung schlägt sonst fehl, wenn auf dem Exchange Server ein nicht-offizielles oder selbst signiertes Zertifikat verwendet wird.
- Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Exchange-Servers ein.
- Hinweis: Handelt es sich um ein extern gehostetes Postfach und kennen Sie den Servernamen nicht, können Sie diesen mit Hilfe des MailStore Exchange Autodiscover Tool herausfinden.
- Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Benutzers ein, der Zugriff auf das Exchange Journal-Postfach besitzt (diesen Benutzer haben Sie bei der Einrichtung des Journal-Postfaches erstellt).
- Das Feld Postfach (opt) kann in aller Regel frei bleiben, sofern die E-Mail-Adresse des Benutzers dem Windows-Anmeldenamen des Benutzers entspricht. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie in diesem Feld die E-Mail-Adresse des Benutzers angeben.
- Vor der Archivierung mit Active Directory synchronisieren (empfohlen): Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem Active Directory synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird. Auf diese Weise werden dessen E-Mails ohne jegliche manuelle Vorbereitung von MailStore archiviert.
- Haken Sie E-Mails in Postfach löschen erst an, wenn Sie das Exchange Journaling ausreichend getestet haben. MailStore Server wird auch ohne diese Einstellung E-Mails nicht mehrfach archivieren.
- Über Testen können Sie prüfen, ob MailStore auf das Postfach zugreifen kann.
- Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
- Sie haben nun die Möglichkeit, einen Timeout-Wert festzulegen. Ändern Sie den voreingestellten Wert nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern). Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
- Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.
Weitere Informationen zum Ausführen von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.
Problembehandlung
Die oben vorgestellten Einstellungen funktionieren in den meisten Fällen. Jedoch kann es je nach Konfiguration von Microsoft Exchange Server vorkommen, dass trotz korrekter Eingabe aller Daten die Verbindung oder Anmeldung dennoch fehlschlägt. Sollten in diesem Fall die Hinweise, die in Verbindung mit der Fehlermeldung erscheinen, nicht zum Erfolg führen, probieren Sie eine oder mehrere der folgenden Alternativeinstellungen.
- Verwenden Sie HTTP anstelle von HTTPS.
- Achten Sie darauf, dass im Feld Postfach (opt) die E-Mail-Adresse des Benutzers angegeben ist, sofern diese sich vom Windows-Anmeldenamen des Benutzers unterscheidet.
- Verwenden Sie IMAP (unverschlüsselt), IMAP-TLS oder IMAP-SSL (beide verschlüsselt) anstelle von HTTP(S). Um IMAP zu verwenden, muss IMAP in Exchange aktiviert sein.
